10 planlægnings tips

Gode råd til planlægningen af dit event. 

 Planlægning af et event kan være en stressende opgave, uanset hvor mange gange man har gjort det før. Selv de mest erfarne planlæggere kan, og burde, forudse forhindringer under planlægningen. Selvom man ikke kan forhindre nogle ting, kan mange forhindres i opløbet, hvis man har den rette viden.

Vi giver her et par tips og tricks som kan hjælpe dig med planlægningen af dit kommende event.

Lad os begynde. 

1) Have kontakt til alle involverede parter

Tip 1 betyder at du skal vide hvad alle er ansvarlige for, og sørge for at alle andre også ved det. For at dit event kører på skinner er det vigtigt, at der er klar kommunikation og en fælles forståelse af hver persons rolle. På den måde vil man kunne sikre at man ikke glemmer noget.

2) Kend dit publikum

Lokationen skal afspejle både hvem dine gæster er, men også hvad dit event vil kendes for. Hvis dit event henvender sig til ældre, vil du måske skulle overveje om det vil være bedst at holde det i en skov med mudderet bund og uden stole gæsterne kan slappe af i. Hvis du i stedet henvender dig til den yngre befolkning, kunne dette muligvis være en fin lokation.

3) Hold dig til dit budget

Budgettet vil altid være vigtigt. Det viser dig hvad du kan bruge af penge og dermed også hvad man måske skal skrue ned for. Derfor er budget en af de vigtigste ting at overveje. Derudover skal du huske på eventuelle omkostninger der kan opstå hvis noget skulle gå galt. 

4) Lav et udkast af en tidslinje til dit event

Når du planlægger dit event, laver du også en tidslinje for hvad der kommer til at ske under dit event. Det kan være alt fra hvornår de forskellige musikere skal på scenen, til hvornår hvilke madboder skal være åbne. Ofte kan tidsplaner skride fordi der sker fejl. Men ved at alle på forhånd kender tidslinjen bliver det nemmere for dig at skabe dig et overblik og kommunikere det videre. Dermed giver det dig også mulighed for at ændre i tidsplanen hvis der skulle ske noget uventet.

5) Lav en checkliste

I ugerne op til dit event er det en god ide at løbe din checkliste igennem. Det sikre dig og alle involverede at i er klar. Det vil her ikke være nok med en hurtig checkliste over at i har højtaler mm., men det skal være en detaljeret plan for alt. Herunder også kontrakter over service, leverancer og eventuelle musikere.

6. Massere af kommunkation

Det er ikke nok at du kender alle detaljerne omkring logistikken og eventet – alle involverede burde også kende dem. At kommunikere for meget med alle involverede er bedre end manglende kommunikation. Her vil det også være en ide, at lave dokumenter som alle kan tilgå.  

7. Send ikke invitationerne for sent

Dit event afhænger af dine gæster. Det er uden for din kontrol hvor mange billetter der bliver solgt, men du kan gøre dit for at der er udsolgt til eventet. Derfor er det en god ide at sætte billetterne til salg i god tid og måske lav early bird tilbud. Det vil også sikre din omsætning, hvis vejret skulle blive dårligt. Derudover er det vigtigt at reklamere for dit event og huske gæsterne på at det er snart.

8. Have en overordnet plan

At have en plan over vigtige datoer, opgaver, leverandørkontaktinformation osv. på samme sted gør det lettere for dig og andre involverede at tilgå dem. Ved at have det hele samlet, hjælper med at alle har samme informationer og ingen går uden for det aftalte.

9. Glem ikke affald og genbrug

Dette er ofte en ting man ikke sætter højt på listen, men det er alligevel vigtigt. Dit event begynder ikke og slutter, når gæsterne ankommer og rejser igen. Overvej detaljerne fra opsætning af genbrugspladser og skraldespande til dine gæsters affald. På den måde gør det også oprydningen lettere for jer.

10. Lav en plan for alt

Forbedre dig på at alt kan gå galt. Derfor er det en god ide at medbringe ekstra forsyninger, hvis muligt, kabler til musikken mm. Så er du sikker hvis noget skulle gå galt.

Har du oplevet nogle af de samme udfordringer eller har jeg glemt nogen?

De ovenstående eksempler er blot dem, vi har valgt at fokusere på. Planlægning af en festival eller et arrangement er en meget stor opgave. Det kræver tid og rigtig meget af det, dedikation, strategi og hårdt arbejde.

Det benægter vi overhovedet ikke, og vi har den dybeste respekt.

Vi håber at nogle af vores forslag, tips, tricks og små indsigter om dette emne, har givet dig noget at tænke over.

Er du interesseret i at lære mere om Crewnet? Kontakt os gerne i dag for en uforpligtende samtale.

Skal vi kontakte dig? Vi vil altid gerne snakke med dig!

Arbejde fra hvor som helst i verden

Med Crewnet kan du lave vagtplan og klare de administrative opgaver ligegyldigt hvor du er. Crewnet fungerer online i din browser, og kræver derfor ingen installation – blot en internetforbindelse. Vores system er lavet så det automatisk tilpasser sig din skærm, lige meget hvilken enhed du logger på fra. Vi klare alt hvad der hedder backup og sørger for at det altid virker på de nyeste browsere samt telefoner.

Priser

Ingen opstartsgebyrer, slemme overraskelser eller bindinger. Ingen pris pr. bruger - blot én fast pris hver måned.