5 typiske fejl i festival planlægning

Sådan kan vores værktøj afhjælpe dem. 

Vi forsøger at dække mange forskellige emner i vores blog. Det her er en lidt anden tilgang, men det er ment som en hjælp, fordi vi har noget viden, vi gerne deler ud af i forhold til festival planlægning.

Hos Crewnet arbejder vi med mange forskellige arrangører i mange forskellige sammenhænge, det gør, at vi ser og hører lidt af hvert.

Vi har bl.a. været alle vores support henvendelser igennem for at kunne lave en liste over nogle fælles udfordringer, vi har set mange arrangører, har i deres planlægning. Vi har kombineret dette med vores erfaringer fra vores kunder. Ved at dele disse indsigter med dig, håber vi, det kan give dig yderligere indsigt i din planlægning og tankemønstre, eller ting du kan overveje til dit eget arrangement. Uanset type eller størrelse.

Lad os begynde.

1) Manglende strategisk planlægning og kommunikation

Det er måske to meget grundlæggende begreber for dig, men de bliver ofte overset. Vi kan ikke sige det nok gange, de er nøglebegreber til enhver form for planlægning. I dette tilfælde henvendt specielt til festivaler og arrangementer. Hvad end det er din første gang, eller dig og dit team kan fejre 20 utrolige år, så er det fortsat afgørende, at få etableret nogle realistiske tidsplaner fra dag et.

Det betyder, at du skal have udviklet en køreplan med alle festivalens eller arrangementets milepæle, hvor lang tid det tager at udføre og hvem, der skal lave arbejdet. Det kan fx være hvornår skal der senest være styr på kunstnerne? Hvornår går billetterne til salg? Hvornår åbner vi for tilmeldingen af frivillige, og hvordan gør vi?
Disse spørgsmål og mange flere, har normalt en fast dato bundet til dem. Men har du husket at afsætte tid til at drøfte forventninger? Hvad med kommunikationen ud til dit team?

Det hænder desværre at en organisator forsømmer eller undervurderer vigtigheden er en god strategisk plan. Samt betydningen af at dele disse planer med de rigtige personer og afdelinger. Det kan føre til nogle meget hektiske uger/dage op til arrangementet.

Ved at lave disse indledende fremsigelser og planer, vil det ofte være muligt, at undgå nogle potentielle problemer senere i forløbet.

Hvordan kan Crewnet så hjælpe dig her, sidder du sikkert og tænker. Når en festival eller et arrangement bliver kunde hos os, arbejder vi tæt sammen med dig og dit team, for at få etableret en solid indkøring og træningsplan, baseret på arrangements unikke tidsplan og deadline. Dertil hjælper vores platform dig, med at alle jeres data er samlet et centralt sted. Med en vellykket inddragelse af en ny teknologi som Crewnet, kan du derefter nemmere holde styr på jeres oplysninger og planer, og dele dem med de rette mennesker.

Ekstra tip

Under dit arrangement er det vigtigt, at dit team altid har et middel til at kommunikere med hinanden. Hvad end du bruger håndholdte radioer, mobiltelefoner eller faste mødesteder. Dit personale, dit team og de frivillige skal altid have en person, de kan kontakte, hvis der opstår et problem eller en nødsituation.

Du bør også altid have en måde at kontakte de samme personer på, hvis der sker en større ændring, eller du ønsker at vide, hvordan tingene står til.

2) Hvad er målet?

I forbindelse med den første ”fejl” ovenfor, er et andet problem, vi også til tider ser. Det er manglen på opmærksomhed på arrangementets mål. Hvad betyder det så?

Man kan sagtens have en generel ide om, hvad man vil opnå, og det format man gerne vil følge. Men hvad med de langsigtede mål? Hvad er den overordnede vision for arrangementet? Hvad er drømmescenariet at gæsterne siger om dit arrangement, når det er ovre?

Festivaler og arrangementer er en oplevelse. Når du har med mange mennesker at gøre, er det vigtigt, at alle er på samme side. Det gør sig gældende i alle situationer, når du ønsker at dine gæster skal have en konsekvent oplevelse på hele dit arrangement. Bitte små detaljer som frivillige, der er venlige, når folk spørger om ting eller hjælp, eller at du sikrer dig, der er madsteder nok på pladsen, så dine gæster ikke skal vente 2,5 timer på mad, det gør hele forskellen.

Med Crewnet kan du samle alle jeres informationer på et sted. Fra detaljer om jeres kunstner, til eksterne leverandører eller generelle sted oplysninger. Alt dette og mere til er nemt tilgængeligt for lige præcis dem, der skal have adgang til det. Dermed kan du som arrangør sikre dig, at alle arbejder imod det samme mål.

3) Uklare referencerammer eller akkreditering

Akkreditering, gæster og adgangskontrol er ofte en meget kompleks del af enhver festival eller arrangement. Det vigtigste er at tænke fremad. Specielt i forhold til din legitimation struktur. Det bliver ofte alt for kompliceret og indviklet. Husk at overveje de typer og kategorier, du ønsker at have. Det inkluderer de forskellige typer af adgangsgivende legitimationer, om det så er armbånd, id-kort eller noget helt tredje, og ikke mindst hvordan disse bliver vist på modtageren.

Når du har fastsat rammerne for adgang til de forskellige steder til dit arrangement, er det mindst lige så vigtigt, at afsætte den rette tid og ressourcer til at kommunikere, hvad rammerne består af. Lav et kort dokument du kan sende rundt, der specificerer detaljerne, hvad kommer der til at ske, hvordan ser det ud, og hvem må hvad.
Det er en fantastisk simpel måde at få alle på den samme side og udrydde evt. spørgsmål og tvivl, der måtte være. Alle bør vide præcist, hvilke rettigheder der findes, og hvad det giver adgang til.

Uanset hvordan dette ser ud for jer, så har Crewnet værktøjerne til at kunne servicere jeres behov. Vores Id-kort modul giver jer mulighed for hurtigt og nemt at oprette de forskellige typer af adgange, og tildele dem til de rigtige. Så diverse beføjelser ikke bliver uddelt tilfældigt.

Du har også mulighed for at forbinde et id-kort med et NFC-kort. Det gør det super smart og nemt at scanne et id-kort for at se, hvad personen har adgang til, det kan fx være spisebilletter eller lignende.

4) Overestimering eller forkert estimering af dit catering behov – hvilket forårsager unødvendige udgifter eller trælse oplevelser

Det er vigtigt at have styr på hvilke måltider, der er til rådighed for de frivillige og kunstnerne, og hvordan disse måltider opkræves. Catering og afdækning af mad behovet ser vi desværre ofte forsømt til det er for sent. Det er trods alt kun næring til de kunstnere, der skal underholde dine gæster, og de frivillige der er afgørende for hele arrangementet til løbe rundt.

Det er ofte antaget, hvad der normalt skal til for at mætte dine mange munde. Men præcist hvor mange? Mange arrangementer undlader at forudsige det præcise antal måltider, der skal laves. Ofte bliver der brugt gætterier og erfaringer til at estimere disse mængder, hvilket resulterer i unødvendige udgifter.

I vores butik og produkt modul, kan du effektivt styre både adgangen til mad og hvor meget, der skal laves. Ikke blot kan det hjælpe med at måle og styre tildelingen af måltider helt nøjagtigt, det kan også hjælpe med at styre detaljer som, hvem der skal spise hvor og hvornår, samt muligheden for at køre det hele digitalt. Du kan samtidigt nemt se, hvor mange der indløste fx deres madbillet, og hvor mange der fik tildelt en, der ikke gjorde.

Et smart trick kan være at have to køer, en til dem, der har gyldige måltids kuponer og en anden kø til dem, der gerne vil købe, hvis det er muligt, eller har problemer. Så slipper du for frustrationer for alle, der så bliver nødt til at vente i kø, bag den enkelte, der har udfordringer. Det samme gør sig gældende for området, hvor de frivillige får deres armbånd.

5) Ingen backup plan hvis internettet går

Et pålideligt netværk er altafgørende. Ikke nødvendigvis for styrken og pålideligheden af internet infrastrukturen til dine gæster, men snarere pålideligheden af det netværk, arrangementet kører på.

Tænk på hvilke konsekvenser, det kan have, hvis internettet går ned. Simple funktioner, som scanning af måltidskuponer og lignede, kan blive påvirket.

Hvis uheldet skulle være ude, men når du benytter dig af vores specialdesignede terminaler, så kan du fortsætte dit arbejde med fx at scanne madbilletter, selvom internettet skulle være nede. Det giver dig et ekstra lag af beskyttelse med udfald. Dine data er tilgængelige offline, og bliver synkroniseret når internettet vender tilbage.

Har du meget vigtige dokumenter, du har brug for under afviklingen af dit arrangement, så er det altid en god ide at have en fysisk kopi liggende. Så er du altid sikker på at have de nødvendige oplysninger.

Pas dog på at du ikke notere noget vigtigt på de fysiske kopier, som var bedre tjent med at blive gemt online, så du ikke har modsigende eller manglende oplysninger. Det er også træls at skulle skriv ting ind dobbelt.

Har du oplevet nogle af de samme udfordringer eller har jeg glemt nogen?

De ovenstående eksempler er blot dem, vi har valgt at fokusere på. Planlægning af en festival eller et arrangement er en meget stor opgave. Det kræver tid og rigtig meget af det, dedikation, strategi og hårdt arbejde.

Det benægter vi overhovedet ikke, og vi har den dybeste respekt.

Vi håber at nogle af vores forslag, tips, tricks og små indsigter om dette emne, har givet dig noget at tænke over.

Er du interesseret i at lære mere om Crewnet? Kontakt os gerne i dag for en uforpligtende samtale.

Arbejde fra hvor som helst i verden

Med Crewnet kan du lave vagtplan og klare de administrative opgaver ligegyldigt hvor du er. Crewnet fungerer online i din browser, og kræver derfor ingen installation – blot en internetforbindelse. Vores system er lavet så det automatisk tilpasser sig din skærm, lige meget hvilken enhed du logger på fra. Vi klare alt hvad der hedder backup og sørger for at det altid virker på de nyeste browsere samt telefoner.

Priser

Ingen opstartsgebyrer, slemme overraskelser eller bindinger. Ingen pris pr. bruger - blot én fast pris hver måned.