8 tips til at overleve festivalen som arrangør

Gode råd til planlægning af din festival

Vi er ikke selv festivalarrangører her hos Crewnet. Men vi arbejder og taler dog med hundredvis af dem årligt. Sommeren er og bliver den travleste tid på året, også for os. Hvad end det er at give vores kunder den bedste support vi kan, eller at vi rejser ud på selve festivalpladsen for at sikre os at alting forløber som det skal.

Undervejs har vi lært en ting eller to. Derfor har vi valgt at udgive nogle af de bedste forslag vi kender til, der kan hjælpe med at lette den belastning der uundgåeligt kommer med festival planlægning, afvikling og nedtagning. 

1) Din organisation skal være på samme side hele vejen igennem

Samarbejde er altafgørende i alle brancher, men måske især i festival og til live arrangementer. Med så mange bevægende elementer og uforudsigelige ting der kan opstå, er kommunikation nøglen. Det bedste råd vi kan give, er at være proaktiv. Du skal have etableret dine strategier, politikker og ikke mindst handlingsplaner inden festivalen løber afsted. Et godt råd er at mødes med dit nærmeste team for at diskutere plannerne, eller i det mindste at få plannerne distribueret i god tid, så de andre frivillige har mulighed for at læse og forstå dem.

Der vil altid opstå situationer man aldrig rigtig kan planlægge for. Det må vi erkende, blot er en del af gamet. Men med god planlægning, kan du forebygge og dermed undgå mange problemer eller løse dem hurtigere med lidt kommunikation og viden fra dit team. Er dette på plads, kan det som regel ikke gå helt galt.

2) Tag 5 minutter for dig selv

Det her er nok den vigtigste. Festivaler er kaotiske og tidskrævende. Du bliver trukket i tusindevis af retninger på samme tid. Din bunke af ulæste e-mails vokser og vokser bare, og din telefon ringer konstant. Det kan føles som om du ikke kan tage en pause, selvom du gerne ville.

Bare der var en sofa i nærheden, hvor jeg lige kunne tage en power-nap…

Hvis du kan undvære 5 minutter i den ellers travle dag for blot at stoppe op og slappe helt af, så gør det! Det gør underværker for dit sind og dit overblik, vi ved alle hvor meget søvn men får under afviklingen. Stå op fra dit skrivebord og gå en lille tur, eller hvad der nu lige hjælper dig. Uanset hvad der hjælper dig, så sørg for at tage tid til det, bare 5 minutter. Dit fremtidige jeg vil takke dig for det, når du er i stand til at holde hovedet koldt i en presset situation.

3) Etabler effektive tidsplaner for at få tingene gjort

Tidsplaner er utrolig vigtige. Det er så nemt at udsætte, at få det gjort – vi har alle været der og gjort det. Men når du skal arrangere en festival, kan tidsplaner være din frelser. Giv dig selv og dit hold tid. Tid til at kontakte leverandører, tid til at kontakte mulige kunstnere, og tid til at uddanne de frivillige i deres opgaver.

Det kræver, at du skaber realistiske tidsplaner og deadlines. Du skal ikke forvente at kunne påbegynde planlægningen af en festival – enten for første gang eller syttende gang – i maj måned, hvor festivalen skal afholdes i juli måned. Få lagt en plan og bestem hvad der skal gøres hver måned og tildel de rette ressourcer for, at det kan lykkedes.

4) Spis sundt

Det kan være meget fristende at snuppe et måltid fra den nærmeste fastfood sted. Eller endnu værre, du kigger på klokken, og opdager det er midt på eftermiddagen og du har utilsigtet misset både morgenmad og frokost. Du lever på enhver tænkelig skyldig fornøjelig snack du kan finde.

Husk at jo bedre brændstof du hælder i din krop, jo bedre kan den præstere. Du får brug for noget der kan få dig igennem nogle af de meste opslidende og hårde dage hele året. Pak om muligt et stykke fugt med hjemmefra, vælg salat hvis det er muligt, køb nogle proteinbarer og læg dem på dit skrivebord. Så du har noget at spise og til at få fornyet energi, når du har brug for det. Det virker simpelt, men det at spise sundt kan være en svær opgave, og måske ikke øverste på din to-do.

5) Find nogle dygtige og passioneret personer

Det virker indlysende, men find de rigtige mennesker til de rigtige jobs. Omgiv dig selv med nogle gode og hårdtarbejdende individer.

Det er selvfølgelig nemmere sagt end gjort. Processen kan være kedelig, trættende og ganske enkelt svær, specielt hvis det udelukkende er drevet af frivillige. Og da specielt hvis du leder efter en person med nogle helt særlige egenskaber. Men undervurder ikke vigtigheden af at skabe dit drømme-hold. Find de personer som er mindst lige så lidenskabelige som dig selv, og dem der leverer den bedste oplevelse for dine gæster og de andre frivillige.

Hvis du formår at samle det bedst mulige hold, så gør det bare arbejdet så meget nemmere og ikke mindst sjovere.

6) Søvn, søvn og atter søvn

Vi mennesker har brug for søvn, sådan er det bare. Det er en illusion at tro du kan få dine otte timers nattesøvn hver nat, specielt lige op til og under festivalen. Forsøg så vidt muligt at få al den søvn du kan, selvom det kan være svært når der stadigvæk er tusinde ting der skal laves. Men prøv at få en god nats søvn før, under og efter din festival. Det sidste du ønsker er at blive syg eller gå ned med flaget under den festival du har arbejdet så hårdt for.

7) Kaffe, koffein og væske

Hvis det ikke lykkedes dig at få en god nats søvn, er koffein ofte løsningen. Hvordan du foretrækker at indtage din flydende energi, er selvfølgelig op til dig, men nogle gange behøver du det bare. Men husk nu at drikke rigeligt med vand også! Vi ved, hvor varmt de kan blive og hvor meget man render rundt. Husk din væskebalance og øl tæller (desværre) ikke!

8)  Nyd festivalen og det du har skabt, så meget du overhovedet kan

Hvad end det er en god nats søvn eller koffeinen (eller en kombination), gør det til en indsats at nyde frugterne af dit arbejde. Hele året har du og dit hold arbejdet for at blive klar, og mange timer senere, er det her endelig.

Det er måske ikke altid muligt at træde tilbage og ”tage det hele ind”, men prøv i det mindste. Se den kunstner du godt kan lide, eller en du måske slet ikke kender. Find dine kollegaer og fejr det med en festlig drink. Gå rundt på pladsen og mærk stemningen.

Uanset hvad der gør det for dig, tag et øjeblik til at nyde det hele. Klap dig selv lidt på skulderen, du fortjener det! 

Når du har gjort det og fået lidt søvn, så starter planlægningen for næste år…

Arbejde fra hvor som helst i verden

Med Crewnet kan du lave vagtplan og klare de administrative opgaver ligegyldigt hvor du er. Crewnet fungerer online i din browser, og kræver derfor ingen installation – blot en internetforbindelse. Vores system er lavet så det automatisk tilpasser sig din skærm, lige meget hvilken enhed du logger på fra. Vi klare alt hvad der hedder backup og sørger for at det altid virker på de nyeste browsere samt telefoner.

Priser

Ingen opstartsgebyrer, slemme overraskelser eller bindinger. Ingen pris pr. bruger - blot én fast pris hver måned.