Gode værktøjer

Sådan får du dit team til bedre at arbejde sammen. 

”Remote working” eller på dansk – muligheden for at kunne arbejde uafhængigt af geografi, bliver mere og mere udbredt. Det gør sig måske specielt gældende for foreningsarbejde, hvor det er sjældent, at man fysisk mødes for at arbejde, og specielt når det drejer som om frivilligt arbejde.

Det er stadig en relativ ung struktur, og ikke uden sine udfordringer.

Der er naturligvis nogle indlysende spørgsmål. Hvordan får man alle på samme side? Hvordan kan man skabe en sund arbejdskultur, hvis man sjældent fysisk mødes?

Her er otte vigtige værktøjer, du kan bruge til at styrke samarbejdet i jeres team, hvad end det er en forening, festival, organisation eller noget helt andet.

Lad os starte

Uberconference

Ethvert team har brug for en pålidelig måde at holde videokonferencer på. Det har været overraskende svært at nyde gnidningsfrie videokonferencer hidtil, men med Uberconference er det blevet noget nemmere. Vi har fundet det meget lettere at bruge end fx Skype, da det er hurtigere at oprette og opsætte, og bare nemmere at få alle med på et opkald.

Som du sikkert håber, så er det virkelig nemt at invitere folk med på opkaldet, og tilmed dele sin skærm. Det gør Uberconference ideel til møder, demoer og præsentationer. I deres gratis version kan du have op til 10 videodeltagere med, og der er ingen begrænsning på antallet af opkald. Du kan også være med via telefonen. 

 

Slack

Bygget som et virtuelt kontor og dermed er Slack næsten en nødvendighed, det er det i hvert fald for vores team. Et af de største problemer er ofte dårlig kommunikation, men Slack kan løse mange af disse problemer. Deres rene interface betyder at du nemt og hurtigt kan konfigurere gruppesamtaler eller individuelle videosamtaler, hvis der er behov for øjenkontakt. Vi elsker Slack, og forsøger kun at bruge e-mail, når det er meget vigtigt eller ikke kan undgås.

Deling af filer og dokumenter er også en leg, der er klare veje for projektkommunikation, og hvis dit hold er spredt rundt omkring, vil de ikke gå glip af opdateringer.

Vi har oprettet Slack kanaler for hver afdeling inden for teamet, samt alle projekter vi arbejder på – og arkivere dem derefter, når de er færdige. Det er sindssygt nyttigt for at få fuldt overblik over hvad der foregår, og så du hurtigt kan hente noget information hvis du lige står og mangler det.

 

Basecamp

Basecamp er en god all-rounder, og dette projektstyringsværktøj er særligt værdifuldt for teams der arbejder sammen med eksterne kunder eller samarbejdspartnere. Basecamp handler om at hjælpe alle med at komme på samme side, og samtidigt kan man opbevare HR informationer.

Yderligere kan du oprette to-do lister for de forskellige projekter, tildele opgaver og fastsætte deadlines. Basecamp sørger for at holde dig i ørerne, og minder dig om opgaver der skulle være løst. Du kan også tilføje noter, vedhæfte filer, og kommentere på opgaver.

At skulle gennemgå lange e-mail beskeder eller uoverensstemmende kommentarer vil også være en ting fra fortiden, da Basecamp er klog nok til at holde alle relevante samtaler sammen. Du kan integrere billeder eller filer i dine kommentarer, tilpasse og dele med så mange personer som du vil.

Planlægning: Hvert projekt indeholder en tidsplan, der fremhæver alle vigtige datoer for projektet, og holder dig på sporet. Du kan abonnere med enten Google Kalender eller Outlook, tilføje begivenheder med datoer og tider (og underrette deltagerne, hvis det ændres), og diskutere kommende begivenheder.

 

Dropbox / Google Drive

Hvis dit team er spredt rundt omkring, er det meget praktisk at have et sted at dele og gemme filer. Der findes mange gode tjenester derude, der kan hjælpe med opbevaringen og tilgængeligheden af vigtige filer. Fælles for dem er at de ofte er utroligt nemme at bruge. Du kan blot trække og slippe store filer rundt i ”skyen” og så bliver de automatisk synkroniseret. Så er de klar på alle dine enheder og for alle, når de har brug for dem.

Disse tjenester gør det også nemt for dit team at dele, redigere og kommentere i dokumenter fra et sted.

 

Toggl

Når du har brug for at koordinere arbejdsbyrder, prioriteter og ressourcer blandt dit team, hjælper det virkelig meget, hvis du ved hvad dit team bruger deres tid på, og hvor meget de arbejder.

Vi bruger Toggl til automatisk at spore vores timer, og give synlighed over hvad vi alle laver. Det hjælper projektledere med at koordinere team ressourcerne, og sikre at alle har en håndterbar arbejdsmængde.

 

Zeplin

Det er ligegyldigt hvad din organisation laver – anstændigt design er noget, enhver organisation skal have styr på. Med det i tankerne er der Zeplin; et godt værktøj, der forbedrer kommunikationen mellem designere og udviklere, hvilket gør det smertefrit at dele og samarbejde om designs.

Zeplin hjælper dig med at holde dig organiseret, sparer alle tid (møder halveres), og holder alle på samme side, uanset hvor de er. Alle i teamet kan hente de nyeste designressourcer, tilføje kommentarer og eksportere designs med et enkelt klik. Hele interfacet er nemt at bruge, så selv de, der ikke er bekendte med design, ved, hvordan de finder de oplysninger, de har brug for.

 

Coda

Tænk på Coda som en smuk sammensmeltning af Basecamp og Dropbox. Det fusionerer et dokuments fleksibilitet med et regnearkets organisation og kompleksitet, så du nemt kan samarbejde og strukturere dit arbejde.

Du behøver ikke konstant flytte mellem forskellige dokumenter eller regneark, og her kan dine ideer strømme spontant og udvikle sig organisk. Codas alsidighed betyder, at det sandsynligvis bliver en regelmæssig tilføjelse til de fleste organisationer hvor folk har brug for adgang til fælles data, men også skal se og bruge de nævnte data individuelt.

 

Bitwarden

Du behøver aldrig at bekymre dig om at huske adgangskoder igen – og du skal helt sikkert aldrig tage uhensigtsmæssige skridt som at e-maile adgangskoder ud til hele dit team. Bitwarden giver din organisation adgang til konti og værktøjer, husker dine adgangskoder for dig og gemmer dem sikkert væk, indtil de er nødvendige.

Du behøver altså kun en adgangskode for at lade alle få adgang til loginoplysninger for alle de værktøjer, du bruger. Du kan nemmere få nye medarbejdere i gang og hurtigt tjekke en oversigt over tilladelser. Det gør det til et godt værktøj, hvis du jævnligt tilføjer nye mennesker til dit team og ønsker at sikre jævn induktion og lige adgang.

 

Crewnet

Hvis du har frivillige, har du sandsynligvis også brug for et planlægningsværktøj til at holde styr på dem. Med Crewnet sikre du dig at vagtplanen går op, at du effektivt og nemt kan administrere dem og dit event, og ikke mindst have en klar og tydelig kommunikation til de frivillige.

Crewnet er rigtig godt værktøj til at spare tid på de administrative opgaver ved vagtplanlægning og håndtering af frivillige. Du slipper for at skulle trækkes rundt i et Excel ark der bliver mere og mere komplekse og avancerede at finde rundt i, og derfor ikke egner sig til at blive delt.

Her får du i stedet det hele serveret i et smart og intuitivt system, der er designet til uddelegering af arbejdet, der gør det nemt at få de frivillige til at tilmelde sig på vagterne.

Har du ikke et ordentligt system til at hjælpe dig med at holde styr på de frivillige, ender du ofte med at bruge al for lang tid på at få enderne til at mødes, og med alt for mange lister og emails.

En anden stor fordel ved Crewnet er, at du slipper for at skulle bruge meget tid på at sende e-mails og sms’er ud til de frivillige for at gøre dem opmærksomme på, at de har mulighed for at tage vagter. I stedet kan du få systemet til at sende dem en besked, når du har oprettet vagterne. Dermed kan du hurtigt nå ud til alle og få dem til at byde ind på vagterne.

Bruger du nogen af de overstående værktøjer eller har jeg glemt nogle?

Skriv gerne til mig på: nikolai@crewnet.dk eller chat med os, hvis du har gode erfaringer, eller jeg har glemt et vigtigt værktøj, som I ikke kan undvære.

De ovenstående værktøjer er blandt dem vi bruger allermest, og derfor dem vi har valgt at fokusere på. Der findes mange andre, men vi håber at du kan bruge vores lille guide til noget.

Er du interesseret i at lære mere om Crewnet? Kontakt os gerne i dag for en uforpligtende snak.

Skal vi kontakte dig? Vi vil altid gerne snakke med dig!

Priser

Ingen opstartsgebyrer, slemme overraskelser eller bindinger. Ingen pris pr. bruger - blot én fast pris hver måned.