9 tips til succesfuld event management

Gode råd til planlægningen af dit event. 

At planlægge et event kan være stressfuldt, og man kan ofte blive overvældet af alt det der skal gøres. Vi vil gerne give et par tricks, så det bliver nemmere for dig at planlægge et event. 

Lad os begynde.

1) Begynd tidligt

Start din planlægning så snart du kan. Hvis du har et større arrangement, burde du starte din planlægning fire til seks måneder før. Mindre arrangementer burde påbegyndes mindst en måned før. Før at sikre, at alt går som planlagt, er det fornuftigt at få alle leverandørkontrakt afsluttet et par uger før dit arrangement.

2) Være fleksibel

Der er stor chance for, at tingene ændrer sig under planlægningsprocessen. Om det er tidspunktet nogle kunstnere skal optræde, en mad bod der ikke kan sættes op alligevel eller noget helt tredje. Derfor er det vigtigt, at du er fleksibel og kan imødegå disse ændringer.

 3) Del ansvaret ud

Del de forskellige opgaver op i flere områder, fx registrering, catering, markedsføring osv. Derefter skal hver område have hver sin leder. Da man hver især er ansvarlig for hver sit område vil du have mindre at se til, og hver leder vil have styr på de forskellige detaljer, hvilket gør at du ikke skal have flere bolde i luften.

4) Del et dokument

Skyen giver dig mange muligheder for at dele dokumenter med dit team. På den måde bliver det nemmere for alle at se hvad der sker i de forskellige områder. For at du er sikker på, at alle har samme oplysninger, vil det derfor også være en ide, at oprette et dokumentet hvori alle oplysninger omkring eventet beskrives. Med et delt dokument vil alle have muligheden for at gå tilbage og kigge i det, hvis du skulle få brug for nogle bestemte oplysninger.

5) Være klar med en plan B

Man kan ikke altid være sikker på, at der ikke opstår fejl når man planlægger et eventet. Det kan ske, at der alligevel ikke er mulighed for at levere en bestemt vare eller en vigtig person kommer for sent. Vurder hvilke ting der er vigtigst for dit event og lav en plan B. Hvis der skulle opstå problemer vi du derfor hurtigt kunne se hvad der skal gøres, i stedet for først at skulle komme op med en løsning.

6) Tjek det hele igennem

Et par uger før eventet skal begynde, vil det være en god ide at tjekke alt igennem. På den måde sikre du dig, at du har husket alt. Lav et møde med team og alt igennem. Ofte vil komplikationer blive vist på mødet og på den måde giver det dig tid til, at få dem rettet. Et par dage før dit event starter kunne det igen være en ide, at tjekke alt igennem.

7) Fotografere alt hvad du kan

Billeder siger en masse som tekst ofte ikke kan beskrive, samt kan billeder være med til at vise dine gæster eller kommende gæster succesen af dit event. Hvis du har muligheden for at ansætte en professionel fotograf, bliver kvaliteten af billederne bedre, samt kan de ofte bedre fange detaljerne. Sørg for et bestemt antal billeder, så du sikre dig at få alt med.

8) Kom online

Et event er den bedste måde at øge tilstedeværelsen på de sociale medier. Hvis i ikke allerede har det, så kunne det være en god ide at oprette et hashtag, som henvender sig til jeres event. Herefter er det en god ide at opfordre gæsterne til at dele billeder mm. fra eventet med hashtagget. Under eventet er det ligeledes en god ide, at du som arrangør husker at uploade billeder fra festivalen med hashtagget, så gæsterne kan følge med.

 9) Følg op på det hurtigst muligt

Når dit event er slut, ser vi flere arrangører tage en pause. Men dette kan være en faldgrube, da der stadig er mange ting man skal gøre. Selvom logistikken ofte er udført, er det vigtigt at lave en opfølgning med gæsterne. På den måde kan du også forbedre dig til næste event. Du kan lave en opfølgning via e-mail, eller på sociale medier for fortælle omkring succesen. 

 

Har du oplevet nogle af de samme udfordringer eller har jeg glemt nogen?

De ovenstående eksempler er blot dem, vi har valgt at fokusere på. Planlægning af en festival eller et arrangement er en meget stor opgave. Det kræver tid og rigtig meget af det, dedikation, strategi og hårdt arbejde.

Det benægter vi overhovedet ikke, og vi har den dybeste respekt.

Vi håber at nogle af vores forslag, tips, tricks og små indsigter om dette emne, har givet dig noget at tænke over.

Er du interesseret i at lære mere om Crewnet? Kontakt os gerne i dag for en uforpligtende samtale.

Skal vi kontakte dig? Vi vil altid gerne snakke med dig!

Arbejde fra hvor som helst i verden

Med Crewnet kan du lave vagtplan og klare de administrative opgaver ligegyldigt hvor du er. Crewnet fungerer online i din browser, og kræver derfor ingen installation – blot en internetforbindelse. Vores system er lavet så det automatisk tilpasser sig din skærm, lige meget hvilken enhed du logger på fra. Vi klare alt hvad der hedder backup og sørger for at det altid virker på de nyeste browsere samt telefoner.

Priser

Ingen opstartsgebyrer, slemme overraskelser eller bindinger. Ingen pris pr. bruger - blot én fast pris hver måned.