Med over 3000 frivillige er Tønder Festival en af de største festivaler i Danmark målt på antal frivillige. Festivalen har udviklet sig til at være en af de vigtigste festivaler indenfor traditional og moderne folkemusik. Festivalen startede i 1974 og afholdes hvert år den sidste weekend i august. Musikprogrammet er ofte sammensat af mange internationale kunstnere, der spiller på ikke mindre end ni scener. Under festivalen er Tønder by fuld af musik og byens indbyggertal fordobles.

”Vi havde ledt længe efter et system, som kunne smidiggøre kommunikationen internt i organisationen, samtidig med at det skulle være lettere for alle vores frivillige ledere at lave vagtplaner og generelt danne sig et hurtigt og solidt overblik over deres hold af frivillige. Her blev vi meget hurtigt imponerede over Crewnet. Systemet havde et super brugbart og simpelt layout, hvilket mange af vores frivillige havde efterspurgt i lang tid.
Derudover havde vi en enormt god dialog med Nikolai fra Crewnet, som var lynhurtig til at svare på e-mails og telefonopkald, og gav os god faglig sparring.”

Tønder festival udtaler yderligere, at de forventer hovedsageligt, at Crewnet kommer til at bidrage med to store ting: Forbedret intern kommunikation og forbedret overblik over vagtplaner og timeforbrug.

”Præsentationen af produktet var helt perfekt og dejligt med en god lang prøveperiode, hvor vi kunne teste systemet godt igennem. Derudover har der ind til videre ikke været en finger at sætte på servicen.”

”Hos Tønder Festival er vi særligt helt vilde med kernen i systemet: Holdsiden. Vi har store forventninger til at lette ledernes arbejde ved at give dem ét samlet sted at kommunikere til alle deres frivillige på én gang og derfor spare dem for adskillige facebookgrupper, e-mails, sms’er osv. Derudover er håndbogen også et perfekt sted at samle information.
Fra et administrativt synspunkt ser vi frem til at have et komplet overblik over timeforbrug, holdstørrelser og gæstelister.”

”Crewnet har været meget professionelle under selve præsentations- og testfasen af systemet og har også været meget fleksible og imødekommende i forhold til ændringer og tilføjelser i systemet.”

”Hvis systemet lever op til bare 80% af vores forventninger, bliver det kernen i hele vores frivilligkoordinering. Det siger sig selv, at med over 3000 frivillige vil det give systemet en absolut uundværlig værdi.”

”Vi har skulle være helt sikre på, at systemet har kunne håndtere vores “skævheder”. Såsom frivillige uden mobiltelefonnummer. Alle disse udfordringer har Crewnet dog være meget imødekommende for at løse, og denne fleksibilitet har generelt været nøglen i vores samarbejde.”

Tønder Festival blev også spurgt, om de talte med nogen referencer om Crewnet, her er deres svar: ”Ja. Det roste systemet til skyerne, men i ligeså høj grad holdet bag Crewnet. Det var i høj grad med til at forsikre os om, at Crewnet var det rigtige valg for os.”

Spurgt til om Tønder Festival vil anbefale Crewnet til andre, var svaret følgende:
”Ja absolut! Vi tror på, at Crewnet kan hjælpe rigtig mange forskellige frivilligorganisationer med kommunikation og generel frivilligkoordinering.”

Mikael Sort
Projektleder
Tønder Festival

Vi vil altid gerne snakke med dig!

Nord-Als Musikfestival logo

Ideen med CrewNET startede i efteråret 2014, da vi i Nord-Als musikfestival manglede et system til håndtering af tilmeldinger for frivillige hjælpere. Vi havde på det tidspunkt benyttet os at en tilmeldingsformular på vore hjemmeside, som så kunne konverteres til et regneark. Samtidig med at nogle af vores teamledere selv fandt de folk, de skulle bruge. Det gjorde, at jeg som Crewansvarlig sad med ca. 30 lister på folk, hvor der manglede en del oplysninger. Dette var meget uoverskueligt, og vi manglede mulighed for tage direkte kontakt til alle hjælperne. Smukfest i Skanderborg havde på det tidspunkt fået udviklet et system, som kunne rigtig mange ting, men desværre syntes, vi at det var for dyrt at få adgang til at bruge. Mads Ellesgaard, som var med i festivalen, mente så, at han kunne lave noget, som vi kunne bruge, og vi satte os derfor sammen og fandt ud af, hvad vi havde brug for. 1 februar 2015 var den første version klar til at tage imod tilmeldinger, og det fungerede egentligt rigtig godt. Systemet blev derfor videreudviklet, så det også var muligt for teamlederne at lave vagtplan for hjælperne.

Vi slap for alle listerne, og det sparede os for rigtig meget tid!

Samtidig fik vi muligheden for at tage direkte kontakt til den enkelte hjælper eller at sende en meddelelse ud til alle på en gang.

Her i 2017 er der så kommet yderligere flere funktioner med. Det er ting som gæsteadministrering og shoppen. Det har vi været rigtig glade for. I shoppen har vi solgt mad- og drikkebilletter til vores hjælpere, så de ikke skulle stå i kø ved hjælperområdet for at købe disse. Desuden har de kunne bestille den helt rigtige størrelse T-shirt samt evt. købe en ekstra. Det har også været muligt for hjælperne at booke plads på vores campingplads.

Gæsteadministreringen har gjort det betydeligt lettere for hjælperne i indgangen, da alle gæster har fået tilsendt en billet med en QR kode, der så blev scannet i indgangen. Tidligere havde vi papirlister liggende. Fordelen ved dette onlinesystem er, at der kan laves ændringer i sidste øjeblik. Samtidig havde alle vores hjælpere også fået en billet og ved hjælp af nye terminaler fra Crewnet i indgangen, kunne de scannes, og så fik den enkelte hjælper udleveret alt det, som de havde købt i shoppen. Det nye check in system har fungeret rigtig godt, og vi har nu styr på, om den enkelte hjælper er ankommet, hvilket vi ikke havde tidligere.

Det har været en spændende rejse at være med på, og samarbejdet med Crewnet har altid fungeret rigtig godt.

Jeg kan derfor kun anbefale et samarbejde med CrewNET og står gerne til rådighed for spørgsmål, hvis du som arrangør påtænker at gøre brug af systemet.

Crewansvarlig på Nord-Als Musikfestival
Thomas Jessen

Vi vil altid gerne snakke med dig!

Spejdernes Lejr 2018 logo

Som stor organisation med omkring 6.000 frivillige satte vi stor pris på samarbejdet med Crewnet. Det lettilgængelige og intuitive system, som Mads og Nikolai har bygget, blev løbende tilpasset til vores behov.

Hvis vi havde samarbejdet med Crewnet tidligere i forløbet, var der flere af HR-udvalgets opgaver, der havde været mere overskuelige og nemmere at formidle til resten af lejrorganisationen. Vi oplevede et fleksibelt system, som på trods af et udfordret dategrundlag og en tidspresset periode tæt op mod lejren, lykkedes med at skabe overblik over de mange opgaver, som skulle løses af frivillige på Spejdernes lejr.

Crewnet er nemme at samarbejde med. Noget af det, der er med til at styrke samarbejdet, er Mads og Nikolais store engagement og evne til at sætte sig ind i vores organisation og vision for projektet, Desuden er de begge meget bevidste om, hvor firmaets ressourcer ligger og ikke mindst, hvad de ikke kan hjælpe med. Desuden oplevede vi flere gange, Crewnet som løsningsorienterede og samarbejdsvillige. Kort tid inde i lejren skabtes et samarbejde med et andet firma, så Crewnets vagtplan i løbet af meget kort tid også kunne samarbejde med lejrens sms-system.

Vi ser klart, at Crewnet er et firma, der er fleksibel og tilpasningsparat, og vagtplanssystemet har potentiale til at løfte større opgaver med komplekse krav til systemet. Vi kan kun anbefale Crewnet, når der er behov for en samarbejdspartner, der tør være med til at sætte spor på projektet og er med hele vejen.

Johannes Decca-Winding, Funktionschef – HR, Spejdernes Lejr 2017
Pia Westergaard

Vi vil altid gerne snakke med dig!

Midtfyns festival har godt 150 frivillige tilknyttet, der hjælper med at få festivalen til at køre rundt. Festivalen starter i det små og slår dørene op d. 24. & 25. maj 2019 til en folkefest med et fynsk fokus, med kerneværdier som fællesskab, medejerskab, ånd og nærvær.

”Vi havde egentlig bare planer om at styre planlægningen i vores egne Excel-ark, men efter din demonstration kunne vi godt se, at der var mange fordele ved at vælge et dedikeret system til håndtering af frivillige. ”

Kim Skovby, der er ansvarlig for de frivillige, efterspurgte muligheden for at få et nemt overblik over de frivillige og deres vagtplaner. Samtidigt med at de frivillige nemt kunne oprette sig som frivillige, og at Crewnet kunne hjælpe med at ”håndtere kommunikation mellem os og de frivillige – og mellem de frivillige indbyrdes”.

”Vores primære udfordringer er dels at finde de frivillige, vi skal bruge. Og dels at sikre, at alle vagter er dækket. Desuden er det vigtigt for os at holde styr på, hvilke foreninger de forskellige frivillige er tilknyttet, så vi kan afregne med dem efterfølgende.”

Til festivalen personlige opsætning, blev hele processen gennemgået fra, når en frivillig skal oprette sig på Crewnet, angive hvilken forening de repræsenterer, og melde sig til en vagt.

Det sikrer den maksimale udnyttelse og korrekte opsætning af systemet.

Vi vil altid gerne snakke med dig!

Sygehus Sønderjylland logo

Sygehus Sønderjylland har godt 100 frivillige tilknyttet, der hjælper patienter med at finde rundt på sygehuset og fungerer som spiseven for patienterne.

Sygehus Sønderjylland valgte Crewnet, fordi de havde brug for et vagtplanssystem til deres frivillige på Sygehus Sønderjylland, da deres gamle leverandør svigtede, og vi kunne træde til med meget kort varsel med en løsning.

Forventningerne til Crewnet var store, da systemet skulle være så enkelt at bruge, at det ikke skræmmer 60+ borgere væk, da de udgør en kernedel af de frivillige.

”Vores produkt er blevet skræddersyet til lige netop sygehusets behov, og det har været rigtig fint.”

Hvordan vil sygehuset bedømme vores produkt? – ” Rigtig godt – som I ved, har jeg anbefalet jer til andre med succes”

Hvad kan sygehuset specielt lide ved vores produkt? – ”Let og hurtigt at sætte vagter op for en længere periode ad gangen”

Vil sygehuset anbefale vores produkt til andre?   ”Ja. Godt samarbejde om tilpasning af løsningen og god hjælp, når man ringer med spørgsmål.”

Arbejd fra hvor som helst i verden

Med Crewnet kan du lave vagtplan og klare de administrative opgaver, ligegyldigt hvor du er. Crewnet fungerer online i din browser, og kræver derfor ingen installation – blot en internetforbindelse. Vores system er lavet så det automatisk tilpasser sig din skærm, lige meget hvilken enhed du logger på fra. Vi klarer alt, hvad der hedder backup og sørger, for at det altid virker på de nyeste browsere samt telefoner.

Crewnet online i browser

Priser

Ingen opstartsgebyrer, slemme overraskelser eller bindinger. Ingen pris pr. bruger.