Del 1 - Implementering af et system til din festival eller dit event

Forbered din organisation og bagland

I en industri, hvor teknologi og systemer udvikler sig med stor fart, er det meget vigtigt at have fingeren på pulsen. Ellers risikerer du at overse en en mulighed der kan gavne din festival eller sit event.

For at implementere nye systemer succesfuldt, er der nogle vigtige trin man bør følge. Vi har lavet et firedelte blogindlæg, der vil komme ind på nogle vigtige trin du bør overveje. Så I får implementeret jeres nye system, og få mest ud af jeres investering.

Del 1: Forbered din organisation

Ofte ser vi organisationer hoppe hovedkulds ud i køb af et nyt system, uden at have undersøgt produktet først. Det er en fejl mange begår, som ofte leder til problemer der bliver overset til det er for sent.

Vi anbefaler at overveje de følgende punkter for at være sikker på, at man har de informationer man skal bruge til at træffe den bedste beslutning for ens festival eller event.

Tal med dit team

Det første trin virker måske åbenlyst, men det er stadig et af de vigtigste. Hvis du påtænker på at bruge et nyt system så tag en snak med dit team og se hvad de synes. Det vil ikke kun hjælpe med at få dem til at føle sig inkluderede i beslutningen, men de kan også have nogle holdninger og synspunkter, som du ikke selv havde tænkt over.
Ved at tage en snak med dem kan du også reducere eller helt eliminere den modstand, der nogle gange opstår når nye systemer skal implementeres.

Forstå din nuværende situation

Afhængig af den type af system du planlægger at implementere, er du måske nødt til at dykke dybere ned i jeres nuværende situation. Også her kan du spørge dit team eller hele din organisation til råds. Spilder I tid, penge eller ressourcer i jeres nuværende situation?
De nedenstående spørgsmål kan hjælpe med at besvare dette:

  • Hvor mange forskellige programmer bruger vi?
  • Hvor meget tid bruger vi på at skifte imellem dem?
  • Bruger alle det samme system?
  • Hvor meget bruger vi på nuværende tidspunkt på systemer?
  • Hvor konsekvent er vores data over de forskellige systemer?
  • Hvor ofte skal vi indtaste de samme data flere gange?

Hvis du har ansvaret er du nødt til at tage dig tid til at forstå det specifikke brugsmønster, som er en realitet i planlægningsprocessen, og en stor del af at forstå jeres nuværende situation. Du tror måske at du har en stor forståelse af hvad der bliver brugt til hvad.  Men du risikerer, at manglen af en vigtig funktion kan reducere den positive effekt af implementeringen.

Udfør en behovsanalyse og hold øjet på bolden

Når du købet et system system er det som regel for at løse et bestemt problem. F.eks. kan jeres gebyrer være for høje, det tager for lang til at opdatere information eller den mobil app i brugte sidste år er for svær at bruge.

Når man leder efter et nyt system kan man hurtigt blive distraheret af nye spændende funktioner, så man glemmer hvorfor man egentlig startede med at kigge efter et nyt system til at starte med.

Derfor er en behovsanalyse vigtig

Tag en snak med de relevante personer fra dit team omkring det problem I forsøger at løse, og hvad det nye system skal kunne. Når I taler om det er det vigtigt at separere, hvad I behøver og hvad I vil ønske det kan.

Det er nemt at blive grebet af alle de funktioner der kan gøre jeres hverdag nemmere. Men det bliver meget svær at finde et system der kan opfylde alle ønsker. Når I separere de to, kan I fokusere på at finde noget der opfylder jeres behov og hvis der er nogle af jeres ønsker med. er det bare en bonus.

En anden ting man skal være opmærksom på, når man udføre en behovsanalyse, er at folk har en tendens til, at fokusere meget på hvad de gerne vil have, og glemmer de ting de har i forvejen, der virker. Dette kan lede til købet af et system, der mangler nogle grund funktioner, selvom det har nogle smarte nye funktioner.

Håndter forventninger

Når du udføre en behovsanalyse, er det nødvendigt, at du håndtere forventningerne af dine medarbejdere under processen. Som nævnt tidligere kan man komme til at lede i lang tid efter et nyt system, hvis det skal opfylde alle behov og ønsker.

Forventningsafstem

Forventningsafstem med teamet og forklar realiteten ved, at implementere noget nyt. Påmind dem om at du vil gøre dit bedste for at finde noget der opfylder alles ønsker. Men at det er mere sandsynligt, at du vil finde nogle der opfylder omkring 80-90% af jeres ønsker. Ved at diskutere dette fra start, vil det reducere risikoen for skuffelse eller modstand af det nye system, hvis alles ønsker ikke bliver opfyldt.

Vi har set at nogen i en organisation forkaster det nye system, udelukkende fordi den mangler en funktion, de havde ønsket. Hvor de overser, at det stadig opfylder 90% af de andre problemer, der skulle løses.

F.eks. hvis der var gået 10 forskellige ting i stykker på din bil og den mekaniker du har taget den til siger, at han kan fikse 9 af de 10 ting. Ville du så smide bilen væk eller lade ham fikse de 9 ting og tage bilen til en anden mekaniker for at fikse den sidste ting? Selvfølgelig afhænger det af vigtigheden på den 10. ting. Hvis det f.eks. er motoren der er ved at stå af, skal man måske finde en anden der kan fikse det først. Men hvis det bare er en ridse i lakken, kan det måske ordnes af en der er specialist i dette.

Budget til det nye system

Teknologi i festival og event industrien er i konstant udvikling og forbedring.  Hvis du vil være i stand til at udnytte disse teknologier bliver du nødt til at overveje det i dit årlige budget. Vi har flere gange set organisationer der virkelige kunne drage fordel af noget teknologi. Men de var ikke i stand til at anskaffe det i den mest afgørende del af deres planlægning, grundet dårlig budgettering. Ved at allokere et budget til anskaffelse af ny teknologi, vil det give dig fleksibiliteten til at købe det når der er brug for det, i stedet for at vente til næste år.

Når du har fulgt disse trin er din organisation forhåbentlig klar til at tage imod den ny teknologi. Du har en bedre forståelse for hvad dit team har brug for, og nu er det tid til at starte købsprocessen. I del 2 vil vi komme med nogle tips for at sikre den bedste købs beslutning.

Arbejde fra hvor som helst i verden

Med Crewnet kan du lave vagtplan og klare de administrative opgaver ligegyldigt hvor du er. Crewnet fungerer online i din browser, og kræver derfor ingen installation – blot en internetforbindelse. Vores system er lavet så det automatisk tilpasser sig din skærm, lige meget hvilken enhed du logger på fra. Vi klare alt hvad der hedder backup og sørger for at det altid virker på de nyeste browsere samt telefoner.

Priser

Ingen opstartsgebyrer, slemme overraskelser eller bindinger. Ingen pris pr. bruger - blot én fast pris hver måned.