Del 2 - Implementering af et system til din festival eller dit event

Beslut hvilket system I skal købe. 

Efter at have læst del 1 af dette blogindlæg bør du have en god forståelse af de trin i skal tage, for at forberede jeres team og forstå jeres behov for en nyt system. Som det næste trin, skal i sikre jer at tage den bedste beslutning for jeres organisation, men hurtigt nok til at drage fordel af den, før det er for sent.

Undersøg et par produkter i dit netværk

Når I har besluttet jer for hvilket system I har brug for, skal I undersøge jeres muligheder. Spørg omkring i jeres netværk hvilke redskaber og systemer de bruger og lav din egen research. Hvis I er medlem af en forening, er der måske nogle rabatter at hente for bestemte produkter.

Når du laver din egen research er det en god ide at skrive produktdetaljerne ned, for at bevare overblikket over alle de produkter du kigger på. Skriv blandt andet prisen og hvilke behov og ønsker det opfylder. Når man først starter med at undersøge tror man selv at man kan holde styr på alle produkterne i hovedet, men så snart man har undersøgt et par systemer, begynder de at smelte sammen.

En anden god ide er at lave en kriterieliste sammen med dit team, for at finde ud af hvilket firma der vil være det bedste match for jer. I nogle tilfælde kan funktionaliteten være der, men produktet kan være svært at bruge eller supporten er måske utilstrækkelig, så dette er også ting I bør overveje når I laver research.

Husk også fra del 1 af dette blogindlæg under håndtering af forventninger, at I stadig skal være realistiske omkring, hvor mange ting fra listen der kan opfyldes. Sørg for at få opfyldt de vigtigste først og hold øjet på det problem I forsøger at løse fra starten af.

Overvej firmaet

Når I undersøger jeres muligheder er det ikke kun vigtigt at kigge på teknologien, men også firmaet. Hvis I ikke føler jer vigtige under købsprocessen, så prøv at forestil dig, hvordan I har det, når firmaet har fået jeres penge. I skal sikre jer at I forstår firmaet værdier, kundeservice og support standarder.

Et vigtig område at overveje er, hvor lang tid en udbyder har været i industrien. Teknologi startups er selvfølgelig vigtige, men det er desværre også meget naturligt at de fejler indenfor de første par år. Det er nemlig i de første par år,  at de bygger deres system for første gang, er igang med deres første par implementeringer med events, laver kostbare fejl, samtidig med at de skal sælge nok af deres produkt, for at gøre deres investorer glade, og holde fast i et professionelt og effektivt team.

De gode spørgsmål

Nye firmaer har et meget stort pres på dem, for at bygge deres første kundebase, og kommer måske, af den grund, til at oversælge deres evner, hvilket kan efterlade din festival eller event i lidt af en kattepine, hvis firmaet viser sig ikke at kunne holde hvad de har lovet. Nogle gode spørgsmål at stille er:

  • Hvor lang tid har udbyderen været i industrien?
  • Hvad er størrelsen på deres team?
  • Har nogle festivaller eller events brugt systemet i mere end 2 eller 3 år i træk?

Med det sagt, sås skal alle teknologi udbydere jo starte et sted og mange får også stor succes. En potentiel fordel ved at vælge et nyt firma er at I måske har en direkte indflydelse på, hvilke funktioner systemet skal indeholde, i mens de bygger systemet. En anden fordel kan være at nye firmaer som regel har nogle billigere priser, da de aktivt arbejder på at opbygge deres kundebase, og derfor giver nogle lavere priser end deres konkurrenter, for at få jer ombord i håbet om at I vil arbejde sammen i flere år.

Stil svære spørgsmål

Hvis i undrer jer over noget, så spørg! F.eks. nedenstående spørgsmål.

  • Hvad sker der med vores data, hvis I stopper med at sælge dette produkt?
  • Hvad er jeres backup strategi?
  • Hvor lang reaktionstid kan jeg forvente af jer, når der opstår et problem?
  • Er der nogle skjulte gebyrer?
  • Hvis vi har brug for noget brugerdefineret i systemet, hvad er processen så?
  • Hvad er jeres sikkerhedsstandarder/certificeringer?

Spørgsmål som disse kan fortælle jer meget om et firma, afhængig af deres svar. Snakker de udenom, eller sender de jer mere detaljeret information? I kan selv bestemme hvad der er et tilfredsstillende svar.

Snak med jeres nuværende kunder

Du kan læse anmeldelser på hjemmesiden indtil dine øjne bliver firkantede og firmaet kan henvise dig til folk for referencer, men det er som regel al den information de vil have at du har adgang til. Hvis det er muligt, bør i snakker med nogen som bruger systemet og få noget reel feedback, på hvordan det fungere for dem, i stedet for kun at snakke med dem firmaet ved vil sige noget godt.

Foretag en rettidig beslutning

Der er en meget delikat balance mellem at lave research og forsinke processen for at anskaffe noget nyt. I skal sørge for kun at sætte nok tid af til at vælge jeres produkt i en rettidig facon, eller kan I risikere at miste fordelene, på grund af den manglende tid til at implementere. Vi har ofte set hvad vi kalder ‘beslutnings lammelse’, hvor en festival tog måneder om at tage en beslutning, og da de endelig besluttede sig, var det for sent at drage fordel af størstedelen af de funktioner, de havde brugt så på at beslutte de havde brug for.

I skal også overveje, hvor lang tid det vil tage at godkende købet af produktet. Det kan være at I har en bestyrelse der skal godkende beslutningen, og denne proces skal I også have i jeres tidslinje.

Læs kontrakten og vilkårene

Alle firmaer har en kontrakt og brugsvilkår, så I skal være sikre på at I har læst dem nøje igennem før I underskriver. I skal sikre jer at der ikke står noget med småt, som vil overraske jer senere hen. Det kan være ting så som skjulte gebyrer, afbestillingspolitik og datasikkerhed er som regel beskrevet i disse vilkår og er meget vigtige.

Hvis I har aftalt da I var i gang med købet at firmaet skulle lave nogle justeringer, en billigere pris eller et aftale over flere år, så vær sikker på at dette også står i kontrakten.

Nu da I har lavet jeres købsbeslutning er i klar til at implementere jeres nye teknologi. I del tre kommer vi ind over nogle tips til succesfuldt at implementere jeres nye teknologi i tide til jeres event. Du kan læse del 3 om en uges tid.  

Arbejde fra hvor som helst i verden

Med Crewnet kan du lave vagtplan og klare de administrative opgaver ligegyldigt hvor du er. Crewnet fungerer online i din browser, og kræver derfor ingen installation – blot en internetforbindelse. Vores system er lavet så det automatisk tilpasser sig din skærm, lige meget hvilken enhed du logger på fra. Vi klare alt hvad der hedder backup og sørger for at det altid virker på de nyeste browsere samt telefoner.

Priser

Ingen opstartsgebyrer, slemme overraskelser eller bindinger. Ingen pris pr. bruger - blot én fast pris hver måned.