Del 3 - Implementering af et system til din festival eller dit event

Hvordan I succesfuldt implementere jeres nye system

Efter at have læst del 2 af dette blogindlæg, har I forhåbentlig besluttet hvilket system der vil være et godt match til jeres organisation. Nu er tiden kommet til at sikre at I får mest muligt ud af jeres investering. Vi har set mange trække tiden ud når det kom til implementeringen af et nyt system, indtil det var for sent og deres penge endte med at være spildt. Lad ikke det ske for jer!

Spørg om implementeringsstrategi

Spørg udbyderen af systemet om de har en implementeringsstrategi eller om de tilbyder noget hjælp og træning til at få startet tingene. De har måske nogle videoer eller bruger guides, men er de også til at få fat på, hvis i har nogle yderligere spørgsmål?

I bør også diskutere en tidslinje med jeres udbyder, for at få en bedre forståelse af, hvor lang tid det tager at lære systemet at kende og hvor lang tid det tager at få det op og køre. I bør sikre jer at I arbejder med realistiske tidslinjer, når i udvikler jeres strategi.

Lav jeres egen strategi

Tag noget tid ud til at udtænke en plan omkring hvordan systemet skal implementeres og uddel arbejdsopgaverne til dit team. Overvej hvor lang tid om dagen I kan dedikere til at få det nye system op og køre, og udregn ud fra de skøn du har fået fra jeres udbyder, hvor lang tid implementeringen vil tage. Stemmer det overens med din forventede tidslinje? Hvis det ikke gør, så juster den. Det er bedre at forstå til at starte med at I bliver nødt til at dedikere mere tid, end at det går op for jer for sent, at I er langt bagud.

Lever krav til tiden

Hvis en del af setup processen er at I skal levere noget til jeres udbyder, så de kan udføre opgaver fra deres side, så sørg for at gøre det til tiden. En forsinkelse her, kan gøre at den tidlinje I har lavet, ikke længere kan overholdes. Vi ser ofte festivaler der giver udtryk for at de gerne vil have alt op og køre inden for to uger, men så hører vi ikke fra dem før tre uger efter, hvor de er i panik. Lad ikke dette ske for jer!

Tillad dit team at tilpasse sig

Håndter dine egne forventninger til dine team, da det godt kan tage noget tid, før de bliver lige så produktive som før, eller begynder at spare noget tid, hvis muligt. Internt pres for at tingene ordnet hurtigt,  kan hurtigt få personer til at gå tilbage til den gamle metode, så de ikke føler at de skuffer dig.

Når I har fulgt disse retningslinjer, bør I være godt på vej til en succesfuld implementering, men husk også at overveje langtids strategier. I del 4 kommer vi ind på nogle råd, for at sikre at systemet I bruger også er en god langtidsinvestering.

Arbejde fra hvor som helst i verden

Med Crewnet kan du lave vagtplan og klare de administrative opgaver ligegyldigt hvor du er. Crewnet fungerer online i din browser, og kræver derfor ingen installation – blot en internetforbindelse. Vores system er lavet så det automatisk tilpasser sig din skærm, lige meget hvilken enhed du logger på fra. Vi klare alt hvad der hedder backup og sørger for at det altid virker på de nyeste browsere samt telefoner.

Priser

Ingen opstartsgebyrer, slemme overraskelser eller bindinger. Ingen pris pr. bruger - blot én fast pris hver måned.