Fremtidsplanlægning for festivaler

Sådan sikrer du din festivals arv. 

Festivaler er ofte et produkt af passion.

Når man etablerer disse begivenheder og arrangementer, tænker arrangørerne ikke år forude og spekulerer på, hvordan deres arv og grund planlægning vil blive videregivet til andre.

Derfor kan festival planlægning være en udfordring for organisationer, der vil sikre deres arv og konsekvent kvalitet i de kommende år.

Ligesom i enhver industri er der undtagelser fra reglen; nogle festivaler opstår ud fra store investeringer, mens andre opstår, fordi en by eller region forsøgte at opfylde et krav. Eller fordi nogen fik en god ide.

Men når du sætter dig ned med en festivalleder og stiller dem spørgsmålet om, hvordan deres festival først blev startet, vil de ofte begynde at fortælle om, hvordan de oprindelige skabere af arrangementet havde en drøm:

  • En drøm om at se deres lille by bliver et epicenter for kultur og musik.
  • En drøm om ukendte bands eller kunstnere, der viser sig på en stor platform.
  • En drøm om nogle gode venner, der var sammen i løbet af en weekend, for at hænge ud og slappe af i skoven og besluttede at gøre det til noget legendariske og vedvarende.
  • En drøm og måske ikke mindst et behov for at kunne indsamle midler til de lokale foreninger.

Alle disse historier er virkelige scenarier for store som små festivaler.  Hver festival er unik, og hver historie har haft sine egne fortællinger, men den ene fællesnævner er, at de alle var et produkt af lidenskab eller passion – nogen drømte det og arbejdede som en i helvede for at få det til at ske!

Udfordringen med fremtidsplanlægning for festivaler

Den arvelige udfordring for festivalens fremtidsplanlægning er derfor, at festivaler ofte allerede er mange år inde i produktionen, før de genkender sig som fuldgyldige virksomheder.

Alle de tips og tricks, og de små ting, der gør den pågældende festival forbløffende, og får enderne til at mødes, er fanget i de få sind, der har skabt begivenheden og bliver ofte tabt når festivalen vokser, eller hvis en nøgleperson rejser.

Det der er endnu mere udfordrende er, når fremtidsplanlægningens betydning uundgåeligt banker på døren, så afviser mange festivaler ideen. Der høres ofte indvendinger som:

  • “Det er for sent for os at komme ind på noget sådan …”
  • “Vi er allerede en velsmurt maskine, og der er ikke en god nok grund til at gøre alt det arbejde…”
  • “Vi ville ikke vide, hvor vi skal starte …”

Sagen er, at alle disse indvendinger ikke er unikke for festival planlægning, de er typiske undskyldninger, som alle virksomheder anvender, når de konfronteres med udfordringen om fremtidsplanlægning.

På det centrale plan kræver fremtidsplanlægningen en overordnet forståelse af den rolle, hver enkelt person spiller i organisationen. Du vil simpelthen ikke være i stand til at gå videre uden den viden. Når du først er bevæbnet med din festivals grundstruktur, vil du være klar til at planlægge ting som “hvem skal tage over for hvem”, når vigtige personer pludselig går ud af organisationen.

At have en solid plan på plads for hvem der overtager hvad, er en god start, men for fuldt ud at implementere fremtidsplanlægning skal du ikke kun lave en liste over, hvem der flytter op, men du skal etablere et videnscenter for dine medarbejdere der skal sikre arven for jeres festival er korrekt registreret og genskabelig, hvis der opstår uheldige omstændigheder.

Sådan etablerer du dit videnscenter

I det perfekte scenario består en virksomheds videnscenter af en centraliseret database, som alle medarbejdere arbejder ud fra; de udfører deres kommunikation, planlægger deres kalendere, udføre særlige opgaver relateret til deres stillinger og udføre andre opgaver, der kan være en del af deres overordnede opgaver.

For mange virksomheder kan software som Salesforce eller Basecamp være et perfekt match, fordi de giver en bred vifte af funktionaliteter, der er forbundet med at drive en gennemsnitlig virksomhed.

Du kan læse vores guide til gode værktøjer der får dit team til at arbejde sammen, her.

Men som nogle mennesker der planlægger festivaler måske har opdaget – så er festivaler lidt en unik størrelse, der kræver meget specialiserede værktøjer til engangsopgaver, som bogstaveligt talt kun festivaler beskæftiger sig med (tænk kontrakter og planlægning af  200 kunstnere i en stram 2-dages tidsramme, eller acceptere og bedømme ansøgninger til forskellige fødevareleverandører, der håber at deltage i din festival, eller frivillig ledelse eller adgangskontrol eller akkreditering, listen fortsætter og fortsætter.)

Indtil for få år siden var det op til festivaler at skabe deres egen brugerdefinerede løsning, der kunne blive et centraliseret videnscenter for dem. Typisk blev der udarbejdet et regneark-dokument, eller nogle gange forsøgte festivalerne at udnytte nogle generiske software-løsninger i forsøg på at dække alle deres behov.

Dette kan være et stort skridt ud fra ingenting, men det kommer også med nogle store ulemper, som inkonsekvent data der flyder rundt i flere dokument udkast, personale, der ikke ved, hvordan man bruger de mange softwareværktøjer, eller bare en generel uorganisering af information.

Siden udviklingen af ​festival styringssoftware har festivalerne nu en specialiseret løsning, der er unikt designet til at fungere som videnscenter og centraliseret planlægningsværktøj til hele deres arrangement, hvilket giver mulighed for omfattende planlægning og fremtidssikring.

Sikring af din festival arv

Med den stigende tendens til at besøge festivaler for at slippe fra ens normale liv, er festivaler blevet så meget mere end blot en god række musikere – de er blevet en oplevelse.

Den fantastiske oplevelse og løfte om gode tider er blevet (eller bliver uundgåeligt) din festivalens arv og et af dine største salgsargumenter. Det skal du værne meget om, og bestemt ikke undervurdere vigtigheden af.

Men hvis du efter alt dette stadig kan høre dig selv sige en en af følgende:

  • ”Det er for sent for os at komme ind på noget sådan …”
  • “Vi er allerede en velsmurt maskine …”
  • “Vi ville ikke vide, hvor vi skulle starte …”

Så prøv at tænke på det værste scenarie.

Ordene “styrtet ned med flyveren” kommer man normalt til at tænke på. Men hvis det ikke skræmmer dig til at tænke “måske bør jeg undersøge noget, der kan hjælpe os med at planlægge for det”, så er du måske velorganiseret nok til at det nok skal gå alt sammen. Eller så er du lykkeligt uvidende om den ødelæggelse, det ville medføre, hvis nogen “styrtede ned i et fly”.

Men hvis hver passerende fly er begyndt at gøre dig mere urolig, kan det være på tide at begynde at tænke på fremtidsplanlægning.

Lad være med at gøre det alene

Gå ikke i gang alene! Sammen kan vi undersøge, om udnyttelse af noget som Crewnet festival styrings software kan sikre din festivals arv og styrke din fremtidsplanlægning.

Hvis du ønsker at tale med en specialist, om hvordan du kan bruge Crewnet som festivalens videnscenter og fremtidsplanlægningsværktøj, så klik her for at bestille en demo.

Skal vi kontakte dig? Vi vil altid gerne snakke med dig!

Priser

Ingen opstartsgebyrer, slemme overraskelser eller bindinger. Ingen pris pr. bruger - blot én fast pris hver måned.