Planlægning af frivillige

Skab gode forhold for de frivillige

Nogle arrangementer er det nemt at få frivillige til at hjælpe til, mens det til andre kniber gevaldigt med at få den ønskede arbejdskraft. Det er vigtigt at holde fast i og sætte pris på de frivillige og dermed konstant skabe en større og større pulje af folk, som man kan trække på til events og til opgaver.

Her får du nogle tips og ideer til, hvordan du kan sikre, at de frivillige i jeres forening eller klub har en god oplevelse med at hjælpe jer, og gør det mere sandsynligt, at de fortsat vil være deltagende og engagerede i foreningens arbejde lang tid fremover. Hemmeligheden ligger i planlægningen af de frivillige.

1) Lettilgængelig information

Sørg for at de frivillige let kan få information og svar på de spørgsmål, de måtte have. Lige fra den første dag, skal den frivillige har den fornødne viden eller i det mindste vide, hvor de kan finde den. Hvis man først i sidste øjeblik får den fornødne information, vil der inden opstå en masse spørgsmål og bekymringer. Dette kan undgås, ved at sørge for, at den frivillige hele tiden holdes opdateret med, hvad der skal ske og hvilken rolle, de skal have. Det er også godt, hvis der er et sted, hvor den frivillige kan få mere information, hvis det er nødvendigt. Så har du gjort dit til, at den frivillige dukker velforberedt op til opgaven.

2) Sæt pris på de frivillige

Det er altid rart, når ens arbejde bliver værdsat. Det behøver ikke være i form af dyre gaver, men en tilkendegivelse af, at ens arbejde har haft betydning, kan gøre en stor forskel på, om den frivillige har lyst til at melde sig en anden gang. Et personligt takkekort eller email, at der er mad og drikke tilgængeligt for de frivillige og generel ros og opmuntring kan være med til at højne moralen. Sørg for at den frivillige ved, at der bliver sat pris på det stykke arbejde de udfører, og at de ikke er en anonym brik i det store puslespil.

 3) Vær ude i god tid

Det nytter ikke noget først at komme i tanke om, at man skal bruge nogle frivillige nogle få dage i forvejen. Sørg altid for at søge om frivillige i god tid og husk hen ad vejen at minde folk om, at de kan tilmelde sig. Når man har fået tilmeldinger, er det vigtigt at give besked tilbage, at ansøgningen er modtaget. Hvis det i første omgang ikke er en bekræftelse af, at den frivillige er blevet udvalgt, så fortæl i det mindste, hvornår de får besked herom. Så har den frivillige en dato at forholde sig til, så de ikke når at lave andre planer i mellemtiden.

 4) Klart definerede opgaver

De frivillige skal vide præcist, hvilken rolle de har. Hvis der sker ændringer i vagtplanen eller opgaverne, skal der gøres opmærksom på det i forvejen, så de frivillige ikke dukker op og tror, de skal et, men bliver sat til noget helt andet, eller at de kommer på det forkerte tidspunkt. Hold styr på de frivilliges kompetencer, så de får opgaver, de kan magte, og du ikke spilder værdifulde ressourcer ved at sætte en med erfaring som bartender til at tjekke armbånd (hvis de da ikke har ønsket at prøve kræfter med noget nyt). Lyt altid til, hvad folk har lyst til, og hvad de slet ikke vil. Man må gerne foreslå at en frivillig prøver noget nyt evt. med god vejledning i forvejen, men lad være med at sætte dem til noget, de ikke har lyst til. Det samme gælder den anden vej, hvis nogen ønsker at udvikle sig ved at varetage en ny opgave, skal man ikke bare sætte dem til det, de plejer. Så er du ret sikker på, at de ikke vil hjælpe en anden gang.

5) Hvem er med på holdet

Gør det muligt for de frivillige at kommunikere og interagere med hinanden i forvejen. Hvis der er mange frivillige, behøver du måske ikke introducere alle de frivillige for hinanden, men sørg for, at de ved, hvem de kommer til at arbejde sammen med. Så kan madholdet få et indblik i, hvem de andre i køkkenet er, og folk på Scene 2 lørdag aften kan internt aftale i forvejen, hvem der skal gøre hvad. De frivillige kan sådan også arrangere at følges til eventet, så man ikke dukker op alene, eller man kan se, om der er nogen, man kender i forvejen, som også skal være med.

I Crewnet har vi udviklet et specialdesignet værktøj, der giver dig og dit team alle de værktøjer, du har brug for til planlægning af frivillige.

Er du interesseret i at lære mere? Vi vil altid gerne snakke med dig. Udfyld blot formularen nedenfor, og vi kontakter dig hurtigst muligt.

Skal vi kontakte dig? Vi vil altid gerne snakke med dig!

Priser

Ingen opstartsgebyrer, slemme overraskelser eller bindinger. Ingen pris pr. bruger - blot én fast pris hver måned.