Sådan laver du en risikostyringsplan

For at hjælpe din festival med at få success. 

For et stykke tid siden, skrev vi et indlæg om værdien af fremtidsplanlægning af din festival, og betydningen af at sikre dens arv. Det vil vi gerne bygge videre på, og prøve at komme ind på nogle andre punkter, der skal overvejes, når du håndterer det svære arbejde med at lave en risikostyringsplan for dit team og organisation.

Bare det at snakke om en risikostyringsplan, kan få de fleste til at løbe langt væk, og lad os bare være ærlige, det er bestemt ikke det mest engagerede emne, og det er langt fra den mest spændende opgave at lave. Men alle organisationer børe have en på plads – festivaler inkluderet.

I vores tidligere indlæg, lægger vi særlig vægt på at opbygge et videnscenter for dig og dit team. Hvor alle kan arbejde fra en central platform. Fordelen er at alle dine informationer er samlet et sted, og alle kan se og bruge det i forhold til deres rolle på festivalen.

Men det skal selvfølgelig ikke stoppe der, vi har flere tips til at forbedre din risikostyringsplan.

Opret brugerrettigheder i dit videnscenter

Når du har fået oprettet dit videnscenter, anbefaler vi stærkt at gå et skidt videre og få indarbejdet et tilladelsesbaseret system. Det betyder kort sagt, hvem har adgang til hvilke informationer.

Det vigtige element er, at det bør være nemt at holde styr på hvem, der har adgang til hvilke informationer, og det skal også være nemt at tilbagekalde adgangen for en bruger til enhver tid.

Uanset hvad det skyldes, om personen i din organisation har ændret position, om deres inputs ikke længere er påkrævet, de har valgt at stoppe helt, eller bare ikke er interesseret i oplysningerne længere, er det vigtigt at festivalens informationer overlades til dem, der har brug for at drage fordel af det.

Fra et operationelt perspektiv er det også ideelt, at systemet er i stand til at give et hurtigt og nemt overblik over hele festivalen. Ikke alene er dette nyttigt som et middel til at kunne få det store billede, men også til at holde styr på alle de opgaver, der gør din festival til en velsmurt maskine. Hvis en del ikke virker til sit maksimale potentiale, dvs. hvis planerne ikke følger tidsplanen, skal det sikres at tingene kommer tilbage på sporet, så din festival fortsætter med at køre effektivt.

At lave realistiske tidslinjer og forventninger til dit team vil bidrage til at formindske risikoen for at det skulle ske.

Historiske informationer og hvorfor det er vigtigt

Generelt ændres festivaler fra år til år. Det sker oftest i form af et nyt musikprogram eller en lille variation i, hvornår festivalen bliver afholdt. Nogle gange kommer der også nye elementer ind, som fx afskaffelsen af betaling med kontanter eller lignende. Uanset ændringen er der dog ofte informationer eller ting, der forbliver de samme. Som fx tilbagevendende scenenavne eller madboder. Det er gavnligt, hvis du kan genkalde disse oplysninger til enhver tid. Ideelt set bør dine systemer også kunne indarbejde disse informationer i dine planer til det nye år.

Ved at sikre, at dine relevante historiske informationer er på de rette steder i hele dit videnscenter, eliminerer det ikke kun ekstra arbejde for dig og dit team, men det mindsker også stresset ved at forsøge at finde informationen i første omgang.

Hvor sikkert er dine informationer?

Som vi har skrevet ovenfor, er det vigtigt at begrænse adgangen til vigtige informationer. Men indenfor dette kan der være meget vigtige ting, som kunster relaterede detaljer, kontraktoplysninger, regnskaber og lignende. Hvis disse informationer kom i hænderne på den forkerte person, kan det have katastrofale konsekvenser for din festival.

Vi foreslår du tager et skidt tilbage og få evaluret dine nuværende systemer.

Hvem har adgang til informationerne og hvilke? Hvor nemt er det for nogen at ændre de oplysningerne? Kan indholdet eksporteres frit og uden forsinkelse? Er der sikkerhedsforanstaltninger tilrådelig for at sikre og beskytte alle aspekter af fortrolighed?

Du bør stille dig selv alle disse spørgsmål og mange flere. Vi opfordrer dig også, på det kraftigste, til at beskytte dine informationer med lange og effektive adgangskoder, hvilket giver dig endnu større sikkerhed.

Hvis din organisation allerede har fundamentet på plads, så hylder vi jer for jeres fremsynet tilgang. Hvis ikke, vil vi anbefale dig, at du kommer i gang med det samme, hvad nu hvis en vigtig person bliver ramt af en bus i morgen?

Hos Crewnet tilbyder vi omfattende værktøjer, der er specialdesignet til festivaler.

Vores web-baseret software, kan give dig og dit team alle de værktøjer, du har brug for til at overholde det, vi har diskuteret ovenfor. Dertil er vores software krypteret og anvender det nyeste standarder indenfor sikkerhed.

Er du interesseret i at lære mere? Vi vil altid gerne snakke med dig. Udfyld blot formularen nedenfor, og vi kontakter dig hurtigst muligt.

Skal vi kontakte dig? Vi vil altid gerne snakke med dig!

Priser

Ingen opstartsgebyrer, slemme overraskelser eller bindinger. Ingen pris pr. bruger - blot én fast pris hver måned.